En qualité de propriétaire ou d'administrateur d'une entreprise, vous avez besoin de plusieurs compétences différentes afin que votre entreprise soit prospère.
Il est possible que vous soyez un ingénieur de premier plan, mais si vous ne pouvez pas vendre votre produit, votre entreprise pourrait échouer. De même, il est possible que vous soyez un financier hors pair, mais si les personnes que vous employez ne sont pas gérées de façon appropriée, votre entreprise pourrait s'écrouler.
L'exploitation d'une entreprise prospère signifie être en mesure d'accéder à un grand nombre de compétences. Lors de la croissance de votre entreprise, la gamme et la complexité des compétences dont votre entreprise a besoin croîtront également.
Ce guide expose les sortes de compétences dont les entreprises ont besoin afin de fonctionner avec succès et expose les compétences nécessaires à ceux qui sont à la tête d'une entreprise, p. ex., la gestion de personnes, le leadership, la consolidation d'équipe et l'établissement de stratégie. Il vous conseillera sur où trouver de l'aide et de la formation pour vous assurer que tous ces besoins de compétences soient comblés dans votre entreprise.
Compétences fondamentales dont toutes les entreprises ont besoin
En tant qu'administrateur ou propriétaire d'entreprise, il est essentiel que vous puissiez identifier et combler les compétences fondamentales dont votre entreprise a besoin pour réussir.
Ces compétences seront les mêmes quelle que soit l'entreprise que vous exploitez, que vous soyez un travailleur autonome exerçant l'activité de graphiste ou que vous dirigiez une société manufacturière employant des douzaines de personnes.
Vous aurez besoin de compétences intangibles, telles que les compétences de leadership, la capacité de supporter de longues heures et un travail ardu, ainsi que les ressources intérieures afin de composer avec le stress et la prise de risque. Elles comprennent également l'établissement de stratégie et la capacité de consolider et de gérer une équipe.
Il existe également des compétences fonctionnelles dont toutes les entreprises ont besoin. Plus votre entreprise est de petite taille, plus vous aurez personnellement besoin de ces compétences :
- financement - y compris la planification de flux de trésorerie, la gestion du crédit et la gestion des relations avec votre banque et votre comptable
- marketing - y compris la publicité, la promotion et les RP
- ventes - y compris la tarification, la négociation, le service à la clientèle et le suivi des concurrents
- approvisionnement et achats - y compris les soumissions, la gestion de contrats, le contrôle des stocks et la planification des stocks
- gestion - y compris la tenue des comptes, la facturation, la préparation des comptes et le traitement de la paie
- personnel - y compris le recrutement, la résolution de conflits, la motivation du personnel et la gestion de la formation
- compétences personnelles en affaires - y compris en informatique et en communication écrite et verbale, ainsi que le sens de l’organisation
Afin d'exploiter une entreprise prospère, il est essentiel que vous reconnaissiez les limites de vos capacités. Ainsi, en tant que propriétaire ou administrateur d'une entreprise, vous avez également besoin de la capacité de savoir à quel moment il vaut mieux transmettre des tâches à d'autres, soit en :
- déléguant
- recrutant
- ayant recours à l'impartition
Les SAE des CEGEP et des commissions scolaires offrent aux sociétés et aux organisations une formation continue et des services de formation destinés à la population active dans un grand nombre de secteurs d'activité. Pour de plus amples informations, rendez-vous sur le site du SAE – Le Réseau public des services aux entreprises du Québecou communiquez avec le CEGEP le plus proche afin de connaître les services offerts.
Compétences exigées par les entreprises en croissance
Dans le cadre de la croissance de votre entreprise, les compétences auxquelles votre entreprise a besoin d'accéder croîtront également. Par exemple :
- à mesure que vos arrangements financiers deviennent plus complexes, vous aurez besoin de personnel afin, par exemple, de gérer les comptes de la société, et de trouver et gérer les investissements externes
- votre marketing peut devoir être plus complexe - c'est pourquoi vous avez besoin de comprendre, par exemple, la publicité et les médias
- le nombre d'employés peut augmenter à un point tel que vous aurez besoin d'embaucher des professionnels des ressources humaines, qui peuvent également aider votre entreprise à respecter le droit du travail
- si votre entreprise est impliquée dans un secteur dans lequel la santé et la sécurité sont particulièrement importantes, p. ex., la construction ou la fabrication, il est possible que vous deviez embaucher des professionnels de la santé et de la sécurité
- un nouvel équipement et/ou l’ajout de nouveaux processus au sein de votre entreprise peut requérir l’embauche des spécialistes techniques
- à mesure que votre système des TI devient plus complexe, il est possible que vous deviez avoir des connaissances à l’interne en matière de TI
En tant que propriétaire ou administrateur d'une entreprise prospère en croissance, il est essentiel que vous reconnaissiez quand de nouvelles compétences sont requises et que vous franchissiez les bonnes étapes pour les acquérir.
Il est improbable que vous soyez en mesure de trouver le temps ou que vous ayez la capacité de combler la plupart d'entre elles vous-même. Envisagez ce qui suit :
- mettre en place une équipe de gestion
- déléguer la responsabilité à d'autres membres du personnel
- embaucher afin de combler un manque en matière de compétences
- impartir le travail à un sous-traitant spécialisé
- former le personnel existant afin de combler vos besoins en matière de compétences
Compétences clés pour les propriétaires et les administrateurs : le leadership
Un fort leadership et un sens de la direction sont des caractéristiques que possèdent la plupart des entreprises prospères. Les bons gestionnaires guident leurs effectifs, les amènent à partager leur vision de l'entreprise, et visent la création de conditions afin qu'ils atteignent des résultats.
Vous pouvez démontrer du leadership aux membres du personnel en :
- les incluant dans la prise de décisions
- fournissant des encouragements personnels
- reconnaissant et récompensant le bon rendement
- les aidant à développer de la confiance pour agir de leur propre initiative
- les inspirant avec une vision de la réussite
- assurant une bonne communication réciproque
Vos administrateurs et vous-même aurez besoin d'utiliser différentes compétences à des moments différents. Il n'existe pas d'approche unique en matière de leadership.
De plus, le leadership approprié dépendra de votre entreprise et de votre propre personnalité. Un style de leadership plus doux, s'approchant du mentorat, peut être approprié, ou vous pouvez opter pour une approche plus charismatique.
Compétences clés pour les propriétaires et les administrateurs : la stratégie
Toutes les entreprises ont besoin d'une stratégie pour réussir. Une stratégie d'affaires est différente d'un plan d'affaires. Elle est plus longue, envisage les choses à plus long terme et est davantage visionnaire.
Il est facile de perdre de vue le contexte plus large lorsque vous êtes occupé à faire fonctionner une entreprise, particulièrement une petite entreprise. Mais accorder du temps à la stratégie vous aidera à :
- savoir quelle direction prend votre entreprise et de quelle façon la positionner afin qu'elle y arrive
- comprendre les défis et les opportunités auxquels votre entreprise fait face ainsi que les meilleurs moyens de les aborder
- améliorer le rendement global de votre entreprise
Une chose importante : la tâche d'élaborer une stratégie pour votre entreprise ne doit pas être déléguée. Au lieu de cela, tandis que votre entreprise croît, vous pouvez accorder plus de temps à cette question pendant que d'autres s'occupent des activités quotidiennes.
Outils afin de vous aider à décider d'une stratégie
De nombreux outils commerciaux peuvent vous aider à décider d'une stratégie. L'analyse FFPM est une analyse populaire, dans le cadre de laquelle vous :
- prenez en compte toutes les forces de votre entreprise
- prenez en compte toutes les faiblesses de votre entreprise
- identifiez toute possibilité d'affaires
- identifiez toute menace à laquelle fait face votre entreprise
L'analyse attentive de vos résultats vous indiquera de quelle façon consolider vos forces, résoudre les faiblesses, exploiter les possibilités et éviter les menaces.
L'analyse de l'écart constitue un autre outil en matière de stratégie, dans le cadre de laquelle vous analysez en détail la situation de votre entreprise, puis envisagez où vous voulez qu'elle se situe à l'avenir. Ensuite, vous analysez l'écart entre les deux afin de trouver des moyens de les rapprocher.
L'élaboration de votre stratégie
Une stratégie d'affaires doit être réaliste, mettant en place des cibles mesurables à moyen terme. Elle doit être revue périodiquement.
Compétences clés pour les propriétaires et les administrateurs : la délégation
La délégation implique la passation de responsabilité afin d'accomplir une tâche ou de contrôler un processus au sein de votre entreprise. Vous pourriez trouver cela difficile si vous êtes habitué à effectuer la plupart des tâches vous-même.
Certains propriétaires et administrateurs d'entreprise craignent de perdre le contrôle. D'autres craignent que personne ne soit en mesure d'accomplir une tâche aussi bien qu'eux. Certains sont irrités par le temps requis pour former des personnes afin qu'elles prennent la relève, et certains insistent pour rester en contact.
Cependant, la délégation efficace est préférable du point de vue de l'entreprise, car elle :
- vous libère afin que vous ayez du temps pour avoir des réflexions à long terme et innovatrices concernant l'entreprise
- garantit que le potentiel de votre équipe soit maximisé
- établit une confiance entre vous et vos employés
De quelle façon déléguer
Écrivez une liste de tout ce que vous faites. Demandez-vous s'il est essentiel que vous effectuiez toutes ces tâches. Est-ce que votre temps pourrait être mieux utilisé? Est-ce que d'autres pourraient être formés pour prendre la relève? Est-ce que d'autres pourraient même mieux convenir à la tâche que vous?
Déléguez s'il s'avère que cela est plus économique.
Rappelez-vous cependant :
- La formation peut prendre du temps. Ne vous attendez pas à en récolter les fruits immédiatement.
- D'autres peuvent faire les choses différemment, mais leur façon peut être meilleure.
- Les membres de votre équipe doivent se sentir soutenus et leur travail doit être examiné. Cependant, une supervision dominatrice peut s'avérer être contre-productive.
- Une bonne communication amène une bonne délégation.
- La délégation pourrait être mieux atteinte au moyen de l'impartition.
Rappelez-vous que, en dernier ressort, vous restez responsable des tâches déléguées. Vous ne pouvez pas déléguer le contrôle de votre équipe ou votre responsabilité définitive concernant sa réussite ou son échec.
Surtout, vous ne pouvez pas déléguer votre responsabilité concernant la direction que prend votre entreprise.
Compétences clés pour les propriétaires : l'élaboration d'une équipe de gestion
La création d'une équipe de gestion constitue une partie essentielle de la réussite de toute entreprise en croissance. Ce n'est pas seulement la préoccupation des grandes entreprises.
Une équipe de gestion dynamique qui travaille bien ensemble impressionnera les clients et vous donnera une longueur d’avance sur vos concurrents. Une équipe de gestion qui fonctionne mal est susceptible d'éloigner les clients et les investisseurs, même si l'idée ou le produit que votre entreprise peut offrir sont brillants. Dans le pire des cas, ceci peut causer l'échec de l'entreprise.
Dans le cadre de la création d'une équipe de gestion, il est important de faire ce qui suit :
- apporter une combinaison de compétences qui se complètent et se renforcent plutôt que de simplement se dupliquer.
- trouver des personnes qui ont l’esprit d'équipe, qui se font mutuellement confiance et qui interagiront bien.
- définir clairement le rôle et les responsabilités de chacun au sein de l'équipe. relier ces rôles à votre stratégie d'affaires.
- s'assurer que ceux que vous employez sont en harmonie avec les objectifs de votre entreprise et la façon dont ceux-ci seront atteints.
Rappelez-vous - vous pourriez devoir recourir à des personnes autres que vos employés existants afin de mettre en place une équipe de gestion réussie.
Compétences clés pour les propriétaires et les administrateurs : la gestion de votre équipe
Si votre entreprise doit fonctionner à son niveau d'efficacité maximale et atteindre son plein potentiel, tous vos employés doivent travailler ensemble en une équipe qui fonctionne bien. Cela signifie que vous devez acquérir des compétences en gestion d'équipe.
Vous pouvez disposer de différentes équipes devant être gérées de différentes façons. Par exemple, il est aussi important de gérer votre équipe de cadres supérieurs que les plus jeunes membres de votre personnel.
Pour que vos équipes fonctionnent bien, vous devez :
- vous assurer que chacun connaisse son rôle
- fixer des objectifs clairs et les communiquer
- mettre en place des voies de communication claires
- clarifier les responsabilités
- inclure tous les membres de l'équipe dans la prise de décision autant que possible
- présenter des façons de gérer et de résoudre les différends
- apprendre comment diriger des réunions efficaces
- encourager la formation et le développement personnel
- intégrer des examens périodiques
- être un écoutant prêt et disposé
- encourager et promouvoir la diversité
- motiver les membres de l'équipe
- récompenser l'initiative
Compétences et formation pour les administrateurs de société
Lorsque vous acceptez le rôle d'administrateur de société, vous assumez des responsabilités clairement définies.
Une responsabilité évidente est celle qui consiste à s'assurer que certains documents, tels que les déclarations annuelles, soient déposés auprès du gouvernement.
Il existe également des obligations non juridiques pour les administrateurs, telles que les exigences d'élaboration d'une stratégie et de gestion de votre équipe de façon appropriée, ce qui est nécessaire afin de garantir la réussite de votre entreprise.
Voir les pages de ce guide traitant des compétences clés pour les propriétaires et les administrateurs : stratégie, et concernant les compétences clés pour les propriétaires et administrateurs : la gestion de votre équipe.
La formation peut s'avérer très utile pour créer des domaines de compétences à la fois juridiques et non juridiques.
Sources de formation en leadership
En tant que propriétaire ou administrateur d'entreprise, vous pourriez tirer profit d'une formation en matière de leadership, c.-à-d. une formation conçue pour vous aider à maximiser votre propre rendement et celui de votre entreprise.
La formation en matière de leadership vous aidera à :
- inspirer votre équipe
- influencer les autres
- apporter un changement positif au sein de votre entreprise
La formation en leadership concerne aussi bien le développement personnel que l'apprentissage de compétences au moyen d'une formation officielle. Pour cette raison, le mentorat est souvent choisi comme étant la meilleure façon de développer le potentiel de leadership.
Le mentorat est un processus informel, généralement non structuré, dans le cadre duquel un mentor, habituellement une personne très expérimentée en affaires, aide le mentoré à développer des ressources internes. Il ne s'agit pas d'une relation entre enseignant-élève. Le mentor est plutôt un guide et une personne auprès de laquelle des idées peuvent être sondées en toute sécurité.
Le réseautage est un autre type important de développement de compétences pour les propriétaires et administrateurs d'entreprise. Il existe une grande variété de réseaux d'affaires existe, y compris ceux destinés aux nouvelles entreprises, aux jeunes propriétaires et aux propriétaires de sexe féminin. Ils vous permettent d'apprendre auprès de personnes exploitant des entreprises similaires et faisant face aux mêmes obstacles.
Document original, Skills and training for directors and owners, © Crown copyright 2009
Source : Business Link http://www.businesslink.gov.uk/
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs