Négocier le bon contrat avec les fournisseurs

La négociation du bon contrat avec vos fournisseurs ne signifie pas nécessairement obtenir ce que vous voulez au plus bas prix possible.

Vous pourriez vouloir négocier d'autres facteurs tels que les heures de livraison, les conditions de paiement ou la qualité des biens.

La plupart des propriétaires d'entreprises qualifieraient de bon contrat un contrat qui satisferait toutes leurs exigences. Mais il existe un grand nombre d'autres facteurs à prendre en compte, tels que le fait que vous vouliez faire affaire à nouveau avec un fournisseur particulier.

Les deux parties doivent conclure une négociation en se sentant à l'aise et satisfaites de l'accord. Les négociations peuvent ne pas être fructueuses si une des parties se sent coincée.

Ce guide indique de quelle façon négocier un contrat, y compris l’établissement d'objectifs, la compréhension de la position de votre fournisseur et l'utilisation des tactiques appropriées.

Établir des objectifs dans le cadre d'une négociation avec des fournisseurs

Il existe une gamme de considérations clés que vous devez garder à l'esprit lorsque vous fixez des objectifs dans le cadre de négociations d'achat. Parmi celles-ci, on retrouve notamment :

Avant que vous ne commenciez à négocier, rédigez une liste des facteurs qui sont les plus importants pour vous. Décidez de ce sur quoi vous êtes prêts, et de ce sur quoi vous n'êtes pas prêts, à faire des compromis.

Par exemple, si vous commandez des fournitures en vrac, vous pourriez vouloir trouver un fournisseur qui vous offrira une remise. Ou si vous investissez dans un logiciel informatique complexe, vous pourriez vouloir vous assurer qu'une formation est fournie dans le cadre du contrat.

La clé est d'établir le résultat que vous privilégiez. Mais restez réaliste; si vous n'êtes pas prêt à faire des compromis, les négociations n'iront pas loin. Vous devez également envisager l'offre que le fournisseur est susceptible de faire et la façon dont vous allez répondre.

Souvenez-vous que si vous voulez faire plus d'affaires avec le fournisseur à l'avenir, vous devez viser l'atteinte d'un contrat qui satisfera les deux parties.

Bien qu'il soit important d'obtenir le meilleur contrat possible à court terme, une bonne relation peut même vous aider à obtenir dans l’avenir des prix meilleur marché ou d'autres avantages indirects, telle que la livraison prioritaire. Ne sous-estimez pas l'importance de bons rapports.

Comprendre votre fournisseur

En effectuant une recherche sur un fournisseur éventuel, vous pouvez apprendre la valeur que votre entreprise représente pour lui. Votre pouvoir de négociation augmente de façon directement proportionnelle au besoin qu'a votre fournisseur éventuel de faire affaire avec votre entreprise.

Si le fournisseur exploite un quasi-monopole, il est susceptible d'avoir le dessus car :

Cependant, si le fournisseur a plusieurs concurrents, ou s'il est un nouvel arrivant dans un marché particulier, vous serez dans une position bien plus avantageuse.

Également, le fournisseur pourrait déjà offrir de bons contrats dans le but d’augmenter sa part de marché.

Autrement, un fournisseur pourrait avoir besoin de votre entreprise pour se débarrasser d'un stock ancien ou pour combler une capacité de production excédentaire.

Essayez d'en savoir le plus possible au sujet de la condition de son carnet de commandes.

Si vous êtes le client principal d'un fournisseur de petite taille, votre avantage dans le cadre des négociations pourrait être considérable. Mais soyez prudent, si vous poussez trop, vous pourriez perdre sa bienveillance, ce qui pourrait porter préjudice au service que vous obtenez. Il existe également le risque qu'ils abandonnent le produit dont vous avez besoin, ou même qu'ils fassent faillite.

Essayez d'identifier le personnel clé dans l'entreprise du fournisseur avec lequel négocier. Il n'y a aucun intérêt à réussir à obtenir des concessions d'un jeune membre du personnel qui n'a pas le pouvoir de les accorder.

La négociation effectuée au moment approprié peut représenter un outil stratégique important. Par exemple, un vendeur peut devoir respecter un quota de ventes mensuelles.

Développer une stratégie de négociation

Il est essentiel de planifier votre stratégie par écrit avant d’entreprendre les négociations. Cela vous aidera à fixer des objectifs clairs et à établir des limites ainsi que le moment de vous retirer.

Commencez par définir vos priorités, telles que le bas prix, les biens comportant des spécifications élevées ou un calendrier de livraison particulier.

Réfléchissez aux différentes offres que le fournisseur pourrait faire et ce que vous êtes prêt à concéder ou les compromis que vous êtes prêt à faire. Par exemple, vous pourriez décider que vous ne paierez le plein prix qu'en échange d'une rotation rapide.

Mettez par écrit vos forces en matière de négociation et la façon dont vous pourriez les utiliser pour obtenir les concessions dont vous avez besoin. Envisagez les façons de défendre les positions plus faibles de votre argumentation et de contrer les forces principales du fournisseur.

Équipe de négociation

Lorsque vous aurez déterminé votre stratégie, il est également essentiel de former votre équipe de négociation de façon appropriée. Assurez-vous qu'elle possède les compétences dans tous les domaines nécessaires.

Vous devrez vous assurer que vous correspondez à l'ancienneté des représentants du fournisseur. Par exemple, vous ne devez pas envoyer un jeune directeur de compte pour négocier avec son directeur général.

Assurez-vous que chaque membre de l'équipe connaisse votre stratégie de négociation. Plus ils ont l'air confiant concernant ce qu'ils veulent, plus ils seront susceptibles de l'obtenir.

Mener les négociations

Avant d’entreprendre les négociations, énoncez les aspects du contrat dont vous êtes satisfait et les points dont vous voulez discuter. Demandez au fournisseur de faire de même.

Assurez-vous que les deux parties sont satisfaites de ce qui est négocié. Amenez le fournisseur à mentionner à nouveau toute remise offerte ainsi que les conditions de paiement. Conservez ces informations clés à portée de main.

Si vous avez suffisamment de pouvoir de négociation, insistez pour utiliser vos propres conditions générales d'achat.

N'indiquez pas trop tôt dans les négociations qu'il existe des choses au sujet desquelles vous êtes prêt à faire des concessions ou des compromis. Essayez de donner l'impression que vous approchez les négociations de façon positive sans révéler votre position.

En ce qui concerne les achats importants ou volumineux, suggérez d'indiquer les points essentiels du contrat par écrit. Par exemple, pour l'achat de voitures de société, ils pourraient indiquer vos exigences, telles que la marque, l'année, le modèle, les caractéristiques de l'intérieur et les délais de livraison.

Vous devez également connaître les tactiques habituelles de négociation. Si l'autre partie fait toujours référence à des dates d’échéance urgentes ou à une personne avec laquelle elle doit discuter, souvenez-vous qu'il peut s'agir de tactiques de pression. N'utilisez vous-même de telles tactiques qu'avec précaution.

Ne permettez pas que des pressions vous obligent à accepter un point qui ne vous satisfait pas. Demandez une pause si vous en avez besoin. Chaque fois que vous parvenez à un accord au sujet d'un point, confirmez que vous l'avez correctement compris et mettez-le par écrit.

Dans certaines professions, les fournisseurs fixent artificiellement des prix élevés qui font ensuite l'objet de remises permanentes. Si ce scénario s'applique à votre entreprise, assurez-vous alors que toute concession faite par le fournisseur est réelle – négociez des remises se situant au-delà du niveau normal.

Négociation du prix

Certaines techniques de négociation du prix seront familières si vous avez déjà marchandé dans un marché.

N'acceptez jamais la première offre - faites une contre-offre basse à votre tour. Il est probable que l'autre partie revienne avec un chiffre révisé. Demandez toujours ce qu'elle peut inclure d'autre dans le prix donné.

Si le prix est étrangement bas, demandez-vous pourquoi. Les biens sont-ils d'une qualité suffisamment élevée? Offrent-ils vraiment un bon rapport qualité-prix? À quoi ressemblera le service après-vente?

Vous pouvez également essayer de faire en sorte que le prix ait l'air élevé en exposant tous les coûts permanents. Posez des questions au sujet des frais de réparation, des produits consommables et d'autres dépenses. Si la condition actuelle du marché du fournisseur signifie que les prix chutent, mentionnez-le.

Si le prix comprend des caractéristiques dont vous n'avez pas besoin, essayez de le faire baisser en demandant de retirer ces caractéristiques du contrat.

Utilisez votre pouvoir de négociation pour obtenir un bon contrat. Par exemple, si vous êtes un client important du fournisseur, vous pourriez demander des remises sur quantité.

Souvenez-vous que si vous faites trop baisser le prix, peut-être en menaçant de vous retirer des négociations, vous pourriez n'obtenir qu'un mauvais contrat. Le fournisseur pourrait devoir réduire les coûts ailleurs, dans un domaine tel que le service à la clientèle, ce qui pourrait s'avérer coûteux pour vous à long terme.

Même si vous êtes le principal client d'un fournisseur et jouissez de la quasi-intégralité du pouvoir de négociation, le forcer à respecter des prix qui pourraient le pousser à la faillite ne protègera pas votre réputation en tant que client hautement estimé. Le fournisseur chercherait bientôt d'autres clients et il est probable qu'il ait du ressentiment.

Effectuer des vérifications au sujet de votre fournisseur

Avant de signer un contrat avec un quelconque fournisseur, il est essentiel d'effectuer une vérification préalable pour vous assurer qu'il peut respecter le contrat.

Vous devez vérifier la solvabilité des fournisseurs éventuels pour vous assurer qu'ils disposent de la trésorerie afin de livrer ce que vous voulez, lorsque vous en avez besoin.

Cela est particulièrement important si vous concluez un contrat à long terme. Par exemple, si votre fournisseur est le seul fournisseur disponible du logiciel de gestion des relations avec les clients (GRC) que vous installez, vous devez être sûr que vous ne courrez pas le risque de le voir se retirer des affaires. Le fournisseur effectuera probablement également des vérifications à votre sujet pour s'assurer que vous avez les moyens de payer ses produits ou services.

Il est également préférable d'obtenir des références concernant le fournisseur auprès d'autres clients. Le fournisseur doit être satisfait de vous mettre en relation avec certains de ses anciens clients. Si ce n'est pas le cas, demandez-vous ce qu'il essaie de cacher. Cependant, souvenez-vous qu'il est peu probable qu'il vous mette en relation avec un client mécontent.

Parfois, un directeur dans une entreprise fait une offre concernant des contrats puis transfère le compte à une autre personne. S'il est probable que ce soit le cas, assurez-vous que vous êtes satisfait de la personne à laquelle le travail sera affecté - et que vous serez en mesure de traiter avec le directeur si des problèmes surviennent.

Rédaction d'un contrat pour votre achat

Lorsque tous les points auront fait l'objet d'une négociation et qu'une entente aura été convenue, il vaut mieux obtenir un contrat écrit établi et signé par les deux parties.

Bien que des contrats verbaux soient acceptables et légalement exécutoires, il est très difficile de les invoquer au tribunal.

Les deux parties doivent convenir de ce que le contrat couvrira. Il comprendra habituellement :

Selon la personne qui détient le pouvoir de négociation dans le cadre des discussions, les conditions générales utilisées pourraient être les vôtres, celles du fournisseur ou une combinaison des deux.

Vous devez envisager l'obtention de conseils juridiques lors de la rédaction de vos conditions générales standards.

Ayez comme but d'obtenir un contrat qui protège vos intérêts et qui transfère la responsabilité légale concernant tout problème au fournisseur. Informez le fournisseur par écrit de la façon dont vous avez l'intention d'utiliser ses fournitures et demandez une confirmation écrite selon laquelle ce qu'il vous vend est convenable.

Il est préférable de poser des questions explicites concernant tout problème caché et de conserver un dossier écrit de toutes les assurances données.

Assurez-vous que votre contrat couvre le niveau de service après-vente dont vous avez besoin.

Intégrez au contrat ce qui se produira en cas de problèmes avec les biens ou services. Par exemple, est-ce que le fournisseur remplacera seulement les biens défectueux ou la totalité du lot, et dans quels délais? Convenez de pénalités en cas de défaut de respecter les délais de livraison ou les normes de qualité, telles qu'une remise ultérieure.

Vous devez également envisager d'inclure des procédures de règlement des conflits ou des procédures de sortie pouvant être suivies si l'une des parties est insatisfaite de la relation ou veut mettre un terme au contrat.

Document original, Negotiate the right deal with suppliers, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK [maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs