Lorsque votre entreprise est établie et fonctionne bien, vous pourriez être tenté de laisser les choses comme elles sont.
Cependant, c'est en fait le moment de planifier à nouveau. Après les premières étapes cruciales, vous devez périodiquement revoir votre avancement, identifier de quelle façon vous pouvez tirer le maximum de la position de marché que vous avez établie et décider vers quoi diriger maintenant votre entreprise. Vous devrez revisiter et mettre à jour votre plan d'affaires en ayant vos nouvelles stratégies à l'esprit et en vous assurant que vous introduisez les nouveaux développements que vous avez notés
.Ce guide expose ce processus essentiel, détaillant les étapes par lesquelles vous devez passer afin d'évaluer le rendement de votre entreprise, soulignant vos forces et les domaines qui pourraient être améliorés et suggérant les actions que vous devez prendre afin de mettre en application les améliorations que vous avez identifiées.
Pourquoi il est vital de revoir les progrès de votre entreprise
Il est facile de se concentrer uniquement sur l'exploitation quotidienne de votre entreprise, particulièrement au cours des premières étapes. Mais une fois que votre entreprise a le vent dans les voiles, il peut être rentable de penser à une planification à plus long terme et plus stratégique. Ceci est particulièrement vrai lorsque vous employez davantage de personnel, créez des services au sein de l'entreprise, nommez des directeurs ou des administrateurs et vous éloignez du fonctionnement quotidien de l'entreprise.
La revue de vos progrès sera particulièrement utile si vous sentez :
- de l'incertitude concernant le rendement de l'entreprise
- de l'incertitude quant à savoir si vous tirez le maximum de l'entreprise ou si vous tirez le maximum des occasions du marché
- que votre plan d'affaires peut être périmé, p. ex. vous ne l'avez pas mis à jour depuis que vous avez commencé à exercer votre activité
- que votre entreprise se dirige dans une direction différente de celle que vous aviez prévue
- que l'entreprise pourrait être en cours de devenir trop complexe ou peu réceptive aux demandes du marché
Cette revue est également utile si vous avez décidé que votre société est prête à passer à un autre niveau.
Établir la direction
Une stratégie d'affaires claire aidera à répondre à toute préoccupation et indiquera des routes à suivre pratiques.
Parmi les questions que vous pourriez poser, on retrouve :
- Quelle est ma direction? Pour y répondre, vous devez examiner quelle est votre situation actuelle, où vous voulez aller au cours des trois à cinq prochaines années et de quelle façon vous avez l'intention de vous y rendre.
- Quels sont mes marchés actuels et futurs? Au sein de quels marchés devrais-je concurrencer, de quelle façon vont-ils changer et que faut-il à l'entreprise afin d'être impliquée dans ces secteurs?
- De quelle façon est-ce que j'obtiens un avantage sur le marché? De quelle façon est-ce que l'entreprise peut avoir un rendement meilleur que la concurrence dans les marchés que j'ai choisis?
- De ressources ais-je besoin pour réussir ? Quelles compétences, actifs, financement, relations, compétences techniques et installations me faut-il pour concurrencer? Est-ce que ces derniers éléments ont changé depuis mon le lancement de mon entreprise?
- Dans quel environnement d'affaires suis-je en concurrence? Quels facteurs externes peuvent toucher la capacité de l'entreprise à concurrencer?
- De quelle façon est-ce que je mesure la réussite? Rappelez-vous, les critères de rendement peuvent changer au fur et à mesure que votre entreprise mûrit.
Il n'est pas certain que vous soyez en mesure de répondre à ces questions vous-même. Inclure vos conseillers professionnels, vos collègues gestionnaires et votre personnel supérieur aidera à rendre votre revue plus efficace.
Évaluer vos activités fondamentales
Un bon point de départ pour votre revue est l'évaluation de ce que vous faites réellement; vos activités fondamentales, les produits que vous fabriquez ou les services que vous fournissez. Demandez-vous ce qui les rend fructueux, comment ils pourraient être améliorés et si vous pourriez lancer des produits ou des services complémentaires.
Questions clés concernant vos produits ou services Il est utile de traiter de ces questions :
- Avec quelle efficacité faites-vous correspondre vos biens et services aux besoins de vos clients? Si vous n'êtes pas tout à fait certain de ces besoins, vous pourriez effectuer une autre étude de marché ou de client. Voir la page de ce guide sur la façon de mener une étude de marché ou de client.
- Quels sont vos produits et services qui réussissent? Lesquels n’ont pas le rendement prévu? Décidez quels produits et services offrent à la fois un pourcentage élevé de ventes et des marges bénéficiaires élevées.
- Qu'y a-t-il vraiment derrière les problèmes d'un produit ou d'un service? Prenez en compte les domaines tels que la tarification, le marketing, les ventes et le service après-vente, la conception, l'emballage et les systèmes au cours de votre revue. Recherchez les « victoires rapides » qui vous donnent le temps nécessaire pour effectuer davantage d'améliorations fondamentales.
- Révisez-vous les coûts fréquemment? Surveillez-vous suffisamment étroitement vos coûts directs, vos frais généraux et vos actifs? Existe-t-il des façons différentes de faire les choses ou de nouveaux matériaux que vous pourriez utiliser pour diminuer vos coûts? Envisagez des façons de négocier de meilleurs contrats avec vos fournisseurs.
Les réponses à ces questions vous fourniront la base à partir de laquelle améliorer le rendement et la rentabilité.
Évaluer l'efficacité de votre entreprise
Un grand nombre de petites entreprises travaillent à court terme, de façon réactive. Cela offre de la flexibilité mais peut coûter du temps et de l'argent lorsque vous passez de l'étape consistant à faire fonctionner l'entreprise à celle de la faire croître et de la développer.
La meilleure option est d'équilibrer votre capacité à répondre rapidement avec une stratégie globale claire. Cela vous aidera à décider si les actions que vous prenez sont appropriées ou non.
À cette étape, vous devez vous demander s'il existe des facteurs internes ralentissant l'entreprise, et si tel est le cas, ce que vous pouvez y faire.
Examinez les différents aspects de votre entreprise un par un.
Locaux
- Quels sont vos engagements à long terme envers la propriété?
- Quels sont les avantages et les inconvénients de votre emplacement actuel?
- Disposez-vous de suffisamment d'espace pour vous développer, ou la flexibilité de réduire si cela est nécessaire?
- Si vous changez de locaux, quel sera le coût? Y aura-t-il des économies à long terme et des améliorations en matière d'efficacité?
Installations
- Si vous fabriquez des produits, votre équipement est-il moderne?
- Quelle est la capacité de votre installation actuelle par rapport à la demande existante et prévue?
- De quelle façon financerez-vous toute amélioration?
- Comment vous comparez-vous à vos concurrents?
Technologies de l'information
- Quelles informations en matière de gestion et autres systèmes de TI avez-vous en place?
- Est-ce que ces systèmes pourvoiront à une quelconque proposition d'expansion?
- Est-ce qu'ils feront vraiment une différence concernant la qualité du produit ou du service que votre entreprise offre? Si tel n'est pas le cas, pouvez-vous les changer afin de vous assurer qu’ils le fassent?
- Faites-vous la meilleure utilisation qui soit de la technologie telle que la réseautique sans fil et la téléphonie mobile afin de permettre un travail plus flexible?
Personnes et compétences
- Disposez-vous des bonnes personnes pour atteindre vos objectifs?
- Savent-ils ce que vous attendez d'eux?
- Disposez-vous d'un plan de formation et de développement?
- Versez-vous des salaires aussi intéressants que la concurrence?
- Souffrez-vous d'une rotation élevée du personnel? Est-ce que le personnel est motivé et satisfait?
Compétences professionnelles
- Avez-vous la bonne équipe de gestion en place pour la croissance?
- Disposez-vous des compétences dont vous avez besoin dans des domaines tels que les ressources humaines, les ventes et les TI?
- Est-ce que votre personnel a besoin de nouvelles compétences, d'améliorer ses compétences ou d'être à former à nouveau?
Réviser votre situation financière
Les entreprises échouent souvent en raison d'une mauvaise gestion financière ou d'un manque de planification. Souvent, le plan d'affaires qui a servi à obtenir des fonds est souvent rangé sur une étagère et accumule la poussière.
C'est pourquoi, en matière de réussite de votre entreprise, l'élaboration et la mise en application de systèmes financiers et de gestion sains (ou embaucher quelqu’un pour le faire à votre place) est vitale. La mise à jour de votre plan d'affaire initial est un bon début.
Lorsque vous examinez vos finances, vous pourriez prendre en compte ce qui suit :
- Flux de trésorerie - il s'agit de l'équilibre de toutes les sommes d'argent entrant et sortant de votre entreprise. Assurez-vous que votre prévision est périodiquement revue et mise à jour.
- Fonds de roulement - vos exigences ont-elles changé? Si tel est le cas, expliquez les raisons de tout mouvement. Comparez cela à la norme de l'industrie. Si cela est nécessaire, prenez des mesures pour obtenir du capital supplémentaire.
- Prix de base - examinez constamment vos coûts. Assurez-vous que vos coûts soient couverts dans votre prix de vente, mais ne vous attendez pas à ce que les clients paient pour toute inefficacité de l'entreprise.
- Emprunt - quelle est la position de toute ligne de crédit ou des prêts? Existe-t-il des formes plus appropriées ou meilleur marché de financement que vous pourriez utiliser?
- Croissance - avez-vous des plans en place pour adapter votre financement afin d'accommoder les besoins changeants et la croissance de votre entreprise?
Effectuer une analyse de la concurrence
Maintenant que vous exploitez votre entreprise depuis un certain temps, vous avez probablement une idée plus claire de vos concurrents. Rassembler davantage d'informations peut être coûteux en termes de temps, d'argent et d'efforts, mais il y a de nombreux avantages à en savoir plus au sujet de ce que fait votre concurrence.
Ce que vous devez savoir
Le type d'information sur la concurrence qui vous serait vraiment utile dépend de votre type d'entreprise et du marché dans lequel vous œuvrez. Parmi les questions à poser au sujet de vos concurrents, on peut trouver :
- qui ils sont
- ce qu'ils offrent
- de quelle façon ils tarifient leurs produits
- quel est le profil et le nombre de leurs clients par rapport aux vôtres
- quels sont leurs avantages et leurs inconvénients concurrentiels par rapport aux vôtres
- quelle pourrait être leur réaction à votre entrée dans le marché ou face à tout changement de produit ou de prix
Vous trouverez probablement utile d'effectuer une analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités, menaces). Cela vous indiquera ce que vous faites par rapport au marché en général et particulièrement vos principaux concurrents. Voir la page de ce guide traitant des modèles pour votre analyse stratégique.
Comment en savoir davantage
Il existe trois façons principales d'en savoir plus sur vos concurrents :
- Ce qu'ils disent d'eux-mêmes - documentation commerciale, publicités, communiqués de presse, fournisseurs partagés, expositions, sites Web, visite de concurrents, comptes de l'entreprise.
- Ce que d'autres personnes disent d'eux - votre personnel des ventes, les clients, les annuaires locaux, l'Internet, les journaux, les rapports d'analystes, les sociétés d'études de marché.
- Les études de marché sur demande - si vous avez besoin d'informations plus détaillées, vous pourriez vouloir commander une étude de marché spécifique.
Effectuer une étude de marché et des clients
Lorsque vous avez créé votre entreprise, vous avez probablement conçu un plan marketing dans le cadre de votre plan d'affaires global. Cela a défini le marché au sein duquel vous aviez l'intention de vendre et a ciblé la nature et la distribution géographique de vos clients.
À partir de cette stratégie, vous avez été en mesure de produire un plan marketing pour vous aider à atteindre vos objectifs. Lorsque vous réviserez le rendement de votre entreprise, vous aurez besoin d'évaluer votre base de clients et votre position au sein du marché; cela constituera une partie clé du processus. Vous devez mettre à jour votre plan marketing au moins aussi souvent que votre plan d'affaires.
Revisiter vos marchés
Une revue des affaires vous donne l'occasion de prendre du recul par rapport à l'activité décrite dans votre plan et d'étudier à nouveau des facteurs tels que :
- les changements au sein de votre marché
- les services nouveaux et émergents
- les changements de besoins de vos clients
- les facteurs externes tels que l'économie, les importations et la nouvelle technologie
- les changements dans l'activité concurrentielle
Le fait de demander de la rétroaction concernant le rendement de votre entreprise à vos clients aidera à identifier les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées à vos produits ou services, vos niveaux de dotation en personnel ou à vos procédures commerciales.
Il est également important de se souvenir que bien que les révisions de cette sorte puissent être très efficaces – elles peuvent donner à votre entreprise la flexibilité dont elle a besoin afin de l'emporter rapidement sur la concurrence acharnée – il est important de bien réfléchir aux implications de tout changement. Dans la nouvelle phase de votre entreprise, vous devrez planifier vos finances et vos ressources judicieusement en tout temps.
Utiliser votre revue afin de redéfinir vos objectifs opérationnels
Afin de rester prospère, il est vital que vous preniez régulièrement du temps pour poser les questions stratégiques clés suivantes :
- Où en est votre entreprise actuellement?
- Où se va-t-elle?
- De quelle façon va-t-elle s'y rendre?
Les entreprises sont souvent en mesure de savoir où elles veulent aller mais ne rédigent pas de carte routière concernant la façon de s'y rendre. Si cela se produit, il manquera à l'entreprise la direction exigée pour que les plans élaborés même judicieusement deviennent réalité.
C'est pourquoi, à la fin de tout processus de révision, il est vital que des plans de travail soient préparés pour mettre en place les nouvelles idées et qu'un calendrier soit fixé. La révision périodique de la façon dont le plan fonctionne et la prévision des difficultés initiales ou des ajustements nécessaires sont également importantes. L'environnement commercial actuel est exceptionnellement dynamique et il est probable que vous aurez besoin de revues, mises à jour et révisions périodiques de votre plan d'affaires afin de maintenir la réussite de l'entreprise.
Amélioration continue
De plus, un simple cycle de planification peut grandement rehausser votre capacité à effectuer des changements dans votre routine opérationnelle si cela est nécessaire. Une bonne planification vous aide à anticiper les problèmes et à vous adapter au changement plus facilement.
Apport d'un expert
À cette étape du développement de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de compétences externes pour vous aider avec les changements que vous devez effectuer.
Dans ce cas, vous pourriez envisager :
- l'emploi de consultants chevronnés dans des domaines dans lesquels vous ne pouvez vous permettre de développer des compétences internes
- la nomination d'un administrateur expérimenté sans mandat exécutif qui peut fournir une évaluation périodique et impartiale de ce que vous faites
- l'utilisation d'un consultant en gestion afin de vous aider à identifier de quelle façon renforcer ou modifier votre structure de gestion afin de développer l'entreprise
Modèles pour votre analyse stratégique
Il existe de nombreux modèles utiles d'analyse d'entreprise pouvant vous aider à réfléchir à votre entreprise de façon plus stratégique.
L'analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités, menaces) est l'une des plus populaires. Elle comprend l'examen des forces et faiblesses des capacités de votre entreprise, ainsi que de toute possibilité et menace pour votre entreprise. Lorsque vous les aurez toutes identifiées, vous pourrez évaluer de quelle façon capitaliser sur vos forces, minimiser les effets de vos faiblesses, tirer le maximum de toute possibilité et réduire l'impact de toute menace.
Possibilités et menaces dans l'environnement extérieur
Il est important de se souvenir que des possibilités peuvent également représenter des menaces; par exemple, de nouveaux marchés peuvent être dominés par des concurrents, affaiblissant votre position. De même, des menaces peuvent également représenter des possibilités; par exemple, un concurrent se développant rapidement ouvrant un nouveau marché pour votre produit ou service peut signifier que votre marché se développe également.
Une analyse FFPM peut fournir une base claire afin d'examiner le rendement de votre entreprise et les possibilités. Elle peut être utilisée dans le cadre d'un processus ordinaire de revue ou en préparation à la recherche de financement ou à l'implication de consultants pour une revue.
Lorsque vous aurez rassemblé des informations concernant les forces et les faiblesses internes de votre organisation, ainsi que les possibilités et menaces externes, entrez ces données dans un tableau simple.
| | Positif | Négatif |
| Interne | Forces | Faiblesses |
| Externe | Possibilités | Menaces |
Interne Forces Faiblesses Externe Possibilités Menaces Parmi d'autres outils, on peut trouver :
L'analyse STEEPLE - une technique visant à comprendre les diverses influences externes sur une entreprise – sociales, technologiques, économiques, environnementales, politiques, juridiques et éthiques.
La planification de scénarios - une technique qui élabore différentes visions plausibles de futurs possibles pour une entreprise.
L'analyse critique des facteurs de succès - une technique pour l'identification des domaines dans lesquels une entreprise doit réussir afin d'atteindre ses objectifs.
Les cinq forces - la théorie selon laquelle il existe cinq facteurs définis qui influencent le développement de marchés et d'entreprises : les nouveaux joueurs éventuels, les concurrents existants, les acheteurs, les fournisseurs et les produits et (ou) services substituts. À l'aide de ce modèle, vous créez une stratégie pour demeurer en avance sur ces influences.
Ventiler votre revue stratégique
En tant que propriétaire et gestionnaire de votre entreprise ou en tant que membre de son équipe de gestion, vous devez prendre du recul de temps à autre et revoir le rendement de votre entreprise.
Les domaines que vous devez observer sont :
- Votre rendement et votre direction au sein de votre marché -quel est votre rendement grâce à vos résultats de ventes, quel marché viser ensuite et de quelle façon améliorer votre rendement.
- Vos produits et services - combien de temps vos produits existants combleront les besoins de vos clients et tout plan de renouvellement.
- Questions opérationnelles - vos locaux, vos méthodes, les technologies utilisées, vos processus, les TI et la qualité. Y a-t-il des questions internes qui immobilisent votre entreprise?
- Questions financières - comment votre entreprise est financée, les niveaux de bénéfices non répartis, les revenus des ventes générés et votre flux de trésorerie.
- Votre organisation et vos effectifs - vos structures, les questions concernant la planification des effectifs, la formation et le développement.
Étapes suivantes
Les cinq étapes mentionnées ci-dessus vous donnent une indication claire de tout problème que vous devez traiter rapidement afin de maintenir votre entreprise à un stade précoce.
Si vous avez le sentiment que tous les domaines mentionnés plus haut sont forts, vous pouvez commencer à planifier la prochaine phase et élaborer une stratégie cohésive pour développer votre entreprise. Cependant, s'il existe des domaines nécessitant votre attention, occupez-vous-en maintenant afin de pouvoir avancer. Il existe plusieurs options de croissance pour chaque entreprise. Il est important que vous trouviez celle qui vous convient.
De même, lorsque vous aurez isolé le meilleur chemin pour développer votre entreprise, vous pouvez augmenter vos chances de réussite en le planifiant judicieusement et en surveillant votre avancement par rapport à un plan d'affaires mis à jour.
Document original, Review your business performance, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK [maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs