Liste de contrôle pour suivre l'évolution des profits

Réaliser un profit est l'objectif le plus important d'une entreprise, certains diront même le seul. Le profit est la mesure de la réussite. On peut le définir de façon simple : Recettes - Dépenses = Profit. Pour accroître les profits, vous devez donc augmenter les recettes, réduire les dépenses, ou les deux à la fois. Pour améliorer les résultats, vous devez savoir à tout moment comment évoluent les paramètres financiers de vos activités. Vous devez les surveiller sans complaisance.

Ce document présente une série de questions, accompagnée de commentaires, qui vous aideront à analyser vos profits, leur niveau et leur tendance, et à déterminer dans quelle mesure chaque gamme de produits ou de services y contribue. Ces questions vous permettront également de déterminer si votre système de comptabilité est adapté à vos besoins. On ne prétend pas ici donner des réponses définitives sur ces questions. L'objectif est simplement d'attirer votre attention sur des sujets que vous pourriez avoir intérêt à approfondir.

Faites-vous des profits?

Analyse des recettes et des dépenses

Comme les profits sont obtenus en déduisant les dépenses des recettes, vous devez commencer, pour calculer le profit, par préciser quelles sont ces recettes et ces dépenses pendant la période à l'étude.

Avez-vous choisi une période bien adaptée pour le calcul des profits?
À des fins comptables, les entreprises retiennent le plus souvent des périodes de douze mois, comme du 1er janvier au 31 décembre ou du 1er juillet au 30 juin.

L'exercice que vous allez choisir ne doit pas nécessairement correspondre à une année civile (de janvier à décembre). Une entreprise saisonnière pourra par exemple clore son exercice après la fin de la saison. Le choix pourra donc être fonction de la nature de votre entreprise, de vos préférences personnelles et, éventuellement, de considérations fiscales.

Avez-vous calculé vos recettes totales pour l'exercice?
Pour répondre à cette question, posez-vous les questions suivantes :

Connaissez-vous le montant de vos dépenses totales?
Les dépenses sont les coûts engagés pour vendre les biens ou les services. Parmi les types de dépenses qu'on retrouve dans toutes les entreprises, on peut citer :

Il y a, bien sûr, beaucoup d'autres types de dépenses. L'important est de ne pas oublier d'en comptabiliser et de toutes les déduire de vos recettes pour obtenir votre profit. Prévoir quelles sont les dépenses est la première étape pour les contrôler et accroître vos profits.

Les ratios financiers

Un ratio financier est une façon d'exprimer la relation entre deux éléments de l'état des résultats ou du bilan. Cette analyse des ratios vous permet d'évaluer les forces et les faiblesses de votre situation financière et de votre gestion.

Connaissez-vous votre ratio de liquidités générales?
Le ratio des liquidités générales (actifs circulants divisés par les dettes courantes) est une mesure des liquidités de l'entreprise. Il vous indique si vous avez assez d'argent pour payer les créanciers actuels de votre entreprise. Plus le ratio est élevé, et plus l'entreprise a de liquidités et donc, plus sa solvabilité est importante. Les comptes clients, les titres négociables et les stocks font partie des actifs circulants. Naturellement, il faut que vous soyez réaliste en évaluant la valeur de vos comptes clients et de vos stocks pour obtenir une image exacte de vos liquidités étant donné que certaines dettes peuvent être des mauvaises créances et que certains articles en stock peuvent être périmés. On entend par dettes courantes les éléments de la dette qui doivent être payés dans l'année qui vient.

Connaissez-vous votre ratio de trésorerie?
Le capital disponible à court terme est égal aux actifs circulants moins l'inventaire. On obtient le ratio de trésorerie en divisant le capital disponible à court terme par les passifs exigibles. Il s'agit encore ici de déterminer la capacité de l'entreprise à répondre à ses obligations actuelles. On ne tient pas compte de l'inventaire dans ce calcul pour obtenir une indication plus exigeante des liquidités de l'entreprise. Le résultat vous indique que votre entreprise pourrait faire face à ses obligations actuelles en utilisant uniquement ses actifs rapidement réalisables si les recettes des ventes devaient brusquement cesser.

Connaissez-vous votre ratio de dette totale sur la valeur nette?
Ce ratio (le résultat obtenu en divisant la dette totale par la valeur nette, multiplié par 100) indique dans quelle mesure l'entreprise est capable de faire face à l'ensemble de ses obligations avec son avoir. Plus le ratio est faible et plus la proportion de l'avoir par rapport à la dette est élevée et meilleure sera la cote de crédit de l'entreprise.

Connaissez-vous la durée moyenne de votre période de recouvrement?
Vous obtiendrez ce ratio en divisant les comptes clients par les ventes quotidiennes. (Ventes quotidiennes = Ventes annuelles à crédit divisé par 360). Ce ratio vous indique le temps qu'il faut à votre entreprise pour encaisser l'argent après avoir fait une vente à crédit. Plus cette période est courte et plus l'argent rentre vite. Plus il vous faut de temps pour encaisser vos fonds et plus vous avez de factures en souffrance et de mauvaises créances. Si vous faites crédit pour une période donnée, par exemple 30 jours, ce ratio devrait être très près de ce chiffre, soit 30. S'il est nettement plus long que la période fixée, vous devrez peut-être modifier votre politique de crédit. Il est vivement conseillé de préparer un tableau chronologique des comptes débiteurs pour évaluer la tendance des recouvrements et identifier les mauvais payeurs. Les clients qui mettent du temps à vous payer sans que vous leur facturiez des frais financiers suffisants nuisent à vos profits puisque vous pourriez faire autre chose de plus utile avec votre argent, comme par exemple profiter des réductions que peuvent vous consentir vos fournisseurs si vous les payez rapidement.

Connaissez-vous votre ratio des ventes nettes sur l'actif total?
Ce ratio (ventes nettes divisées par actif total) vous dit dans quelle mesure vous utilisez efficacement vos éléments d'actif. Plus ce ratio est élevé et plus votre entreprise est en mesure de générer des ventes à partir de ses actifs plus rapidement que la moyenne.

Connaissez-vous votre ratio du bénéfice d'exploitation sur les ventes nettes?
Ce ratio, obtenu en divisant le bénéfice d'exploitation par les ventes nettes, puis en multipliant le résultat par 100, sert souvent à déterminer la situation des profits par rapport aux ventes. Plus il est élevé et plus vos ventes sont bonnes, ou plus vos dépenses sont faibles, ou les deux. Lors du calcul de ce ratio, il ne faut pas tenir compte des revenus d'intérêt ni des dépenses en intérêt.

Connaissez-vous votre ratio du bénéfice net sur l'actif total?
Ce ratio, qu'on obtient en divisant le bénéfice net par l'actif total, puis en multipliant le résultat par 100, est souvent appelé rendement du capital, ou rendement des investissements, ou encore taux de rendement du capital investi et souvent abrégé R.P.I. Il mesure la rentabilité de l'ensemble des activités de l'entreprise. Il permet donc à la direction d'évaluer les effets de ses politiques sur la rentabilité de l'entreprise. Le R.P.I. est la plus importante mesure prise isolément de la situation financière de l'entreprise. Vous pouvez dire que, parmi les résultats, c'est celui qui compte.

Connaissez-vous votre ratio de bénéfice net sur la valeur nette?
On obtient ce ratio en divisant le bénéfice net par la valeur nette, puis en multipliant le résultat par 100. C'est une façon de mesurer la productivité des ressources engagées par les propriétaires dans le fonctionnement de l'entreprise.

Tous les ratios permettant de mesurer la rentabilité peuvent être calculés avant ou après impôt, en fonction de l'objectif des calculs. Les ratios ont cependant tous des limites. Comme les renseignements utilisés pour calculer ces ratios dépendent des règles comptables et de jugements personnels, ainsi que de faits, on ne peut pas y voir d'indicateurs absolus de la situation financière de l'entreprise. Ils ne constituent qu'une façon d'évaluer le rendement de l'entreprise et doivent être analysés en perspective avec de nombreuses autres mesures. Il faut les considérer comme un point de départ d'analyses plus poussées et non pas comme une fin en soi.

Vos profits sont-ils suffisants?

Les questions suivantes sont destinées à vous permettre d'évaluer dans quelle mesure les profits de votre entreprise sont suffisants. Faire des profits n'est que la première étape. Ce qui compte vraiment pour l'entreprise est de faire suffisamment de profits pour survivre et pour croître.

Un certain nombre d'organisations publient des ratios financiers pour toute une gamme d'entreprises. On peut citer Robert Morris Associates, Dun and Bradstreet et Statistique Canada. L'association commerciale à laquelle vous appartenez peut également publier de tels chiffres. N'oubliez cependant pas que ces ratios ne sont que des moyennes. Vous voudrez probablement que vos résultats dépassent la moyenne.

L'évolution des profits

Avez-vous analysé l'évolution de vos profits?
Les analyses qui précèdent, avec tout l'intérêt qu'elles présentent, vous éclairent sur la situation de votre entreprise à un moment ponctuel, dans le passé. Il n'est pas possible d'utiliser ces moments ponctuels pour révéler la tendance de la rentabilité de votre entreprise. Pour procéder à une analyse de tendance, il faut commencer par calculer les indicateurs de rendement (en valeur absolue ou sous forme de ratios) pour plusieurs périodes (par exemple comparaison d'année en année sur plusieurs années) et présenter les résultats sous forme de colonnes pour faciliter les comparaisons. Vous pourrez alors évaluer le rendement de votre entreprise, voir comment il évolue et commencer à avoir une idée des tendances à venir.

Votre entreprise vend-elle plusieurs gammes de produits importants ou propose-t-elle plusieurs services distincts?
Si oui, vous devrez faire des analyses distinctes des profits et des ratios pour chaque gamme de produits ou de services afin de :

Les profits

Les analyses de profit et de ratios de chaque élément important vous aident à déceler les points forts et les points faibles de vos activités. Cela vous aidera à prendre des décisions destinées à accroître les profits, qu'il s'agisse d'abandonner une gamme de produits ou de services ou d'accorder une importance particulière à une autre.

La tenue de livres

Une bonne tenue de livres est indispensable. Sans cela, l'entreprise ignore comment elle en est arrivée là, ce qu'elle est ou ce qu'elle sera. Une des fonctions les plus importantes du dirigeant propriétaire, de son personnel et éventuellement de ses conseillers de l'extérieur (avocats, comptables, banquiers) est de s'assurer que les livres sont tenus avec précision, sont à jour et sont faciles à utiliser.

Les livres essentiels

Avez-vous un journal général ou des journaux auxiliaires, comme un pour les encaissements et un autre pour les sorties de fonds?
Le journal général est le livre de base de l'entreprise. Tout mouvement de fonds survenant dans la vie de l'entreprise est inscrit dans le journal général ou dans l'un des journaux auxiliaires.

Préparez-vous un rapport ou une analyse des ventes?

Avez-vous des objectifs de vente par produit, par service et par période comptable (mois, trimestre, année)?

Vos objectifs sont-ils raisonnables?

Atteignez-vous vos objectifs?
Si vous n'atteignez pas vos objectifs, essayez d'énumérer sur une feuille les raisons probables. Vous pourrez y inscrire des éléments comme le climat général des affaires, la concurrence, la politique de prix, la publicité, la promotion des ventes, les politiques de crédit, etc. Quand vous aurez déterminé les causes apparentes, vous pourrez alors prendre des mesures pour accroître les ventes, et les profits.

Les systèmes de gestion des achats et des stocks

Êtes-vous équipé d'un système de gestion des achats et des stocks?
Ces systèmes sont deux éléments essentiels des activités d'une entreprise qui peuvent affecter sa rentabilité.

Avez-vous un moyen pour enregistrer la qualité, le service, les prix et la rapidité de livraison de vos fournisseurs?

Avez-vous analysé les avantages et les inconvénients qu'il y aurait à acheter auprès de plusieurs fournisseurs ou d'acheter auprès d'un nombre minimal de fournisseurs?

Avez-vous étudié les avantages et les inconvénients qu'il y aurait à acheter en passant par des coopératives ou par d'autres systèmes comparables?

Savez-vous :

Plus vous commandez souvent (commandes de petites quantités) et plus vos coûts moyens de commande seront élevés (frais d'écriture, affranchissement, téléphone, etc.) et moins vos frais d'entreposage moyens (entreposage, perte due au vol, obsolescence, etc.) seront élevés. Par contre, plus vous commanderez de grandes quantités et plus vos coûts moyens de commande seront faibles, mais plus vos frais d'entreposage seront élevés. Il faut parvenir à un équilibre afin d'arriver au total le plus faible possible des coûts de commande et d'inventaire.

Inscrivez-vous tous les articles en stock dans l'inventaire?

Il faut tenir vos livres à jour en y inscrivant tous les articles qui sont ajoutés ou retirés du stock. Vous pouvez utiliser pour cela de simples cartes 3 x 5 ou 5 x 7 en consacrant une carte à chaque article. Des livres bien tenus préciseront pour chaque article la quantité en stock, la quantité commandée, la date de commande, les produits qui se vendent vite ou lentement et leur valeur, qui est importante pour le calcul de l'impôt et pour vos propres analyses.

Les autres registres financiers

Avez-vous un livre des comptes débiteurs?
Celui-ci indiquera combien vous devez, à qui et pourquoi. Un tel livre vous aidera à payer vos dettes à temps. Toute dépense qui n'est pas acquittée dans les délais pourrait nuire à votre crédit, mais ce qui est encore plus important, est que de tels livres vous aident à tirer parti des réductions qui peuvent contribuer à augmenter vos profits.

Avez-vous un livre des comptes clients?
Ce livre indique qui doit de l'argent à votre entreprise, combien, depuis quand et pour quelle raison. Les comptes en souffrance pourraient révéler que votre politique d'attribution de crédit doit être révisée et que vous n'encaissez peut-être pas votre argent assez rapidement pour payer vos propres factures au moment qui convient le mieux.

Avez-vous un livre des encaissements?
Ce livre sert à enregistrer toutes les entrées de caisse en indiquant leur origine, leur date et leur montant.

Avez-vous un journal des déboursés?
Ce journal doit être comparable à celui des encaissements, mais donne tout simplement les détails des sorties de fonds au lieu des entrées. Il est possible, au besoin, de combiner ces deux livres en un seul.

Préparez-vous un état des résultats (pertes et profits) et un bilan?
Ces états financiers décrivent la situation de votre entreprise à un moment donné et montrent les revenus, les dépenses, l'avoir et le passif de l'entreprise. Ils sont indispensables.

Préparez-vous un budget?
Vous pouvez vous représenter un budget comme une comptabilité que vous prépareriez à l'avance servant à prévoir les entrées et les sorties de fonds de votre entreprise à l'avenir. On prépare le plus souvent un budget pour une année, qui correspondra le plus souvent à votre exercice. Ce budget est ensuite décomposé en prévisions trimestrielles et mensuelles.

Il y a plusieurs types de budgets parmi lesquels on peut citer les budgets de trésorerie, de production, de ventes, etc. Un budget de trésorerie indiquera, par exemple, le montant prévu des ventes et des dépenses pour une période donnée. Cela oblige l'entreprise à s'interroger à l'avance sur les revenus et les dépenses qu'elle peut prévoir. Quand il dispose de projections raisonnables pour toutes les gammes de produits ou pour tous les services importants de l'entreprise, le dirigeant propriétaire fixe des objectifs de ventes et de dépenses aux employés. Pour faire des profits, il faut prévoir et, pour prévoir il faut préparer un budget.

Source : U.S. Small Business Administration
Préparé par le gouvernement de la Saskatchewan
Traduit par le Secrétariat national, Entreprises Canada